PaperLesS Express

A maneira mais fácil de passar a gerir o negócio em vez de gerir os documentos.

  • Se reconhece que digitalizar todos os seus documentos é apenas o primeiro passo na transição bem sucedida  para um escritório sem papel e não o último, continue a ler.
  • Se pretende que a transição do papel para documentos eletrónicos economize muito mais que apenas papel, continue a ler.
  • Se com a eliminação do papel, também gostasse de introduzir a gestão de processos, continue a ler.

Apesar de ser o foco da maioria do esforço e atenção por parte da gestão, a transição de uma empresa baseada em papel para a utilização de um Sistema de Gestão Documental (DMS - Document Management System) não produz normalmente o resultado imaginado à primeira vista.

Os seguintes problemas tendem a surgir:

  • As versões eletrónicas dos documentos não são utilizadas de forma consistente,
  • Os documentos eletrónicos ainda são perdidos ou esquecidos,
  • Os processos que anteriormente eram baseados em papel não aceleram significativamente após a digitalização,
  • A impressão tem de ser fisicamente bloqueada para limitar verdadeiramente a utilização do papel.


Mas os benefícios prometidos da eliminação do papel vão muito além de não perder documentos ou desencorajar a impressão, sendo extensíveis a workflows integrados que permitem:

  • Standardizar as diferentes etapas dos processos,
  • Manter o controlo dos prazos e SLAs,
  • Automatizar decisões,
  • Ajudar a ultrapassar pontos de estrangulamento pontuais,
  • Interagir automaticamente com outros sistemas,
  • Encontrar documentos e detetar problemas de forma mais rápida.


A discrepância entre a promessa da Gestão Eletrónica de Documentos e a realidade é que obter os benefícios da implementação de um sistema de DMS tem mais a ver com automatizar processos do que armazenar documentos e digitalizações num repositório estruturado.


O PaperLesS Express da SAFIRA é uma aplicação que permite transitar para a gestão de processos de negócio e para a eliminação do papel num único passo.

Para a empresa de um cliente, o PaperLesS Express é equivalente ao sistema circulatório: os documentos são as células transportadas pelos processos de negócio até aos utilizadores certos, na altura certa, mantendo controlo do prazo e qualidade. Os valores imediatos são:

  • Visibilidade e controlo rigoroso sobre os processos e todos os documentos que os acompanham, incluindo a gestão e a monitorização de KPIs e SLAs,
  • Acesso controlado a todos os documentos a partir de instâncias de processos ou de repositórios de documentos,
  • Implementação efetiva de procedimentos de negócio standardizados à escala empresarial, que reduzem o tempo para realizar as tarefas e a necessidade de refazê-las e, como o efeito final melhora a eficiência dos recursos disponíveis, é possível uma maior carga de trabalho sem o imediato aumento do número de colaboradores,
  • Agilidade do negócio: a aplicação permite a otimização dos processos de negócio sempre que a necessidade aparece.


O PLS Express é desenhado sobre três princípios que combinam as melhores funcionalidades da Gestão Documental com as melhores funcionalidades das plataformas de Gestão de Processos de Negócio (BPM - Business Process Management).

Os princípios são:

  • Comece na fonte. Quebrar a dependência do papel não é apenas bloquear impressoras e forçar a utilização da digitalização. Muitos processos de back-office começam no correio, com uma reclamação escrita, uma fatura, um contrato que precisa ser assinado. Como tal, a dependência de documentos e do papel começa no correio. Se não conseguir quebrar o percurso do papel na sua origem, na sala de correspondência, então perdeu a guerra antes sequer de iniciar a primeira batalha.
  • Torne a impressão inútil. A razão pela qual os colaboradores imprimem documentos eletrónicos é porque estão armazenados num formato que é mais fácil de ler num pedaço de papel do que num ecrã de computador (documento Word, PDF, scan). Os conteúdos dos documentos têm de ser otimizados para ecrã, de forma a que a impressão se torne menos útil do que avançar no processo e usar a informação no ecrã de computador. Os seus colaboradores não irão imprimir, porque será mais fácil visualizar a informação no ecrã e prosseguir com as suas tarefas.
  • Foque-se nos processos de negócio e não nos documentos. A maioria dos documentos gerados numa empresa ou recebidos do exterior tendem a ser interpretados como um caso separado que precisa ser processado; isto é uma simplificação exagerada. Um documento de entrada pode estar relacionado com uma investigação em curso, um ficheiro do cliente, uma ordem de compra existente, ou qualquer outra "questão em andamento" pré-existente. O documento fornece informação sobre um processo, mas não representa diretamente o processo. Os Sistemas de Gestão Documental costumam considerar o documento como a entidade central do negócio. Quando tratar os documentos como informação que pode ser utilizada por muitos processos, em diferentes formas, conseguirá passar a gerir o seu negócio em vez de gerir os seus documentos.


O PLS Express permite começar com o essencial na mudança do papel para a gestão de processos baseada em workflows, sem necessidade de investir em várias plataformas dispendiosas como um Sistema de Gestão Documental e um Sistema de Gestão de Processos de Negócio.

Para tal, o PLS Express baseia-se nalgumas das mais poderosas tecnologias de Gestão Documental e Gestão de Processos existentes no mercado: Alfresco e IBM Business Process Manager. Estas duas tecnologias são combinadas numa única aplicação que responde aos primeiros problemas que irá enfrentar ao tentar mudar de processos baseados em documentos para workflows que permitem ao seu negócio ser mais eficiente.

Além disso, ao utilizar componentes de Gestão de Processos de Negócio state-of-the-art, o PLS Express permite à sua empresa mudar facilmente para uma completa Plataforma de Gestão de Processos de Negócio, assim que estiver preparada.

© 2017 SAFIRA - Consultadoria em Informática, S.A., uma entidade portuguesa e uma firma membro da rede KPMG, composta por firmas independentes
afiliadas da KPMG International Cooperative ("KPMG International"), uma entidade suíça. Todos os direitos reservados.