Paperless Express

La forma más rápida de cambiar entre la gestión de documentos y la de negocios.

  • Si reconoce que la digitalización de todos sus documentos es sólo el primer paso de la transición exitosa a una oficina sin papeles y no el último, continúe leyendo.
  • Si desea que la transición del papel a los documentos electrónicos le ahorre mucho más que sólo papel, continúe leyendo.
  • Si al eliminar el papel también desea introducir pedidos gestionados, continúe leyendo.

Aunque a menudo es objeto de mucho esfuerzo y atención de gestión, la transición de una empresa que se basa en papel al uso de un sistema de gestión de documentos (DMS, por sus siglas en inglés) a menudo no tiene el éxito imaginado al principio.

Las siguientes cuestiones tienden a ocupar un lugar central:

  • Las versiones electrónicas de documentos no se usan de manera coherente;
  • Los documentos electrónicos todavía se pierden o se olvidan;
  •  Los procesos previamente basados en papel no se aceleran significativamente después de la digitalización;
  • La impresión se tiene que bloquear físicamente para limitar en realidad el uso de papel.

Pese a ello, los beneficios prometidos de trabajar sin papel no se limitan a la pérdida de documentos ni a dejar a un lado la impresión y se extienden a flujos de trabajo integrados que:

  • Normalizan los pasos del proceso;
  • Mantienen un seguimiento de los plazos y SLA;
  • Automatizan decisiones;
  • Ayudan a detectar los obstáculos;
  • Interactúan automáticamente con otros sistemas recuperando o escribiendo datos en ellos,
  • Hacen que encontrar documentos y asuntos sea más rápido.

La discrepancia entre la promesa de la gestión de documentos electrónicos y la realidad es que conseguir los beneficios de la implementación del DMS tiene más que ver con los procesos automatizados que con el almacenamiento de documentos y escáneres en un depósito estructurado.

SAFIRA PaperLesS Express es una aplicación que le permite moverse desde los procesos empresariales basados en papel hasta los gestionados sin papel en un paso.

SAFIRA PaperLesS Express para la organización de un cliente es como el sistema circulatorio sanguíneo: Los documentos son células sanguíneas transportadas por los procesos empresariales a los usuarios correctos en el momento adecuado, manteniendo el control de los plazos y la calidad. Los valores inmediatos son:

  • Visibilidad y control estricto de los procesos y todos los documentos que los acompañen, incluida también la gestión y el mantenimiento de los KPI y los SLA.
  • Acceso controlado a todos los documentos desde las instancias del proceso o el depósito de documentos.
  • Implementación efectiva de procedimientos empresariales normalizados a nivel de empresa que reduce tanto el tiempo de realizar las tareas como la necesidad de reelaboración y, el efecto final es que aumenta la eficiencia de los recursos disponibles, que permite más carga de trabajo sin la necesidad inmediata de aumentar la plantilla.
  • Agilidad en el negocio: La aplicación permite la optimización de los procesos empresariales siempre que surja la necesidad.

PLS Express está concebido en torno a tres principios que combinan las mejores características de la gestión de documentos con las mejores características de las plataformas de gestión de procesos empresariales.

Los principios son los siguientes:

  • Inicio en el origen. El romper con la dependencia del papel no trata solo de bloquear las impresoras o de forzar el uso de escáneres. Muchos procesos del servicio interno comienzan en la sala de correos con una queja en papel, una factura, un contrato que tiene que firmarse. Por tanto, la dependencia del papel y los documentos comienza en la sala de correos. Si usted no puede romper con el uso del papel en su origen, en la sala de correos, entonces ha perdido la guerra incluso antes de haber intentado su primera batalla.
  • Hacer la impresión inútil. El motivo por el que los empleados imprimen documentos electrónicos se debe a que los documentos se almacenan en un formato que es más fácil de leer en formato papel que en la pantalla de un ordenador (un documento PDF, escaneado o de Word). El contenido de los documentos debe optimizarse para la pantalla de manera que la impresión sea menos útil que mover el proceso hacia el uso de la información en la pantalla del ordenador. Sus empleados no imprimirán ya que será más fácil usar las pantallas proporcionadas para ver la información y realizar su trabajo.
  • Centrarse en los procesos empresariales y no en los documentos. La mayoría de los documentos que se generan en una empresa o se reciben del exterior tienden a interpretarse como un caso separado que debe procesarse; esto es una simplificación excesiva. Un documento entrante puede estar relacionado con una investigación en curso, el archivo de un cliente, una orden de compra existente o cualquier “asunto en curso” preexistente. El documento proporciona información para una cuestión de proceso aunque no representa esa cuestión directamente. Los sistemas de gestión de documentos tienden a considerar el documento como la entidad de negocio central. Cuando usted trata el documento como información que puede usarse por muchos procesos de maneras diferentes, usted puede moverse de la gestión de documentos a la de su negocio.

PLS Express le permite comenzar los pasos iniciales para pasar de la gestión de procesos empresariales en papel a la de procesos empresariales basados en el flujo de trabajo sin tener que invertir en varias plataformas caras como un sistema de gestión de documentos y un sistema de gestión de procesos empresariales.

Para cumplir su objetivo, PLS Express utiliza algunas de las tecnologías más potentes para la gestión de procesos y documentos en el mercado: Gestor de procesos empresariales de Alfresco e IBM. Estas dos tecnologías se combinan en una aplicación que trata los primeros problemas a los que usted se enfrenta al intentar moverse de los procesos basados en documentos a los flujos de trabajo que hacen que su empresa funcione de manera más eficaz.

Además, al usar componentes de gestión de procesos empresariales de última generación, PLS Express permite que su empresa cambie sin esfuerzos a una plataforma de gestión de procesos empresariales plenamente funcional, cuando usted esté listo.

 
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