PaperLesS Express

Najszybszy sposób na przejście od zarządzania dokumentami do zarządzania biznesem.

  • Jeśli uznasz, że digitalizacja wszystkich Twoich dokumentów to dopiero pierwszy krok w procesie skutecznego przejścia do biura bez papieru, i nie ostatni, czytaj dalej.
  • Jeśli chcesz przejść od dokumentów papierowych do dokumentów elektronicznych, aby zaoszczędzić dużo więcej niż tylko papier, czytaj dalej.
  • Jeśli eliminując papier, chciałbyś również wprowadzić dobrze zarządzany porządek, czytaj dalej.


Choć często wymaga dużego wysiłku i uwagi kierownictwa, przejście firmy działającej do tej pory w oparciu o dokumenty papierowe na system zarządzania dokumentami (DMS) często nie przynosi takiego sukcesu, jakiego się początkowo spodziewano.

Następujące kwestie pojawiają się najczęściej w centrum uwagi:

  • Elektroniczne wersje dokumentów nie są używane konsekwentnie,
  • Elektroniczne dokumenty nadal są gubione lub zapominane,
  • Procesy uprzednio oparte na papierze nie zwiększają znacznie tempa po digitalizacji,
  • Drukowanie musi zostać fizycznie zablokowane, aby faktycznie ograniczyć zużycie papieru.

Jednak obiecane korzyści z przejścia na elektroniczny obieg dokumentów sięgają daleko poza nietracenie dokumentów oraz zniechęcanie do drukowania i obejmują zintegrowane przepływy pracy (workflows), które:

  • Standaryzują etapy procesów,
  • Umożliwiają śledzenie terminów i gwarancje jakości świadczonych usług,
  • Automatyzują decyzje,
  • Ułatwiają zauważenie wąskich gardeł,
  • Automatycznie nawiązują interakcję z innymi systemami przez pobieranie lub zapis danych,
  • Przyśpieszają znalezienie dokumentów i spraw.

Rozbieżność pomiędzy obietnicą elektronicznego zarządzania dokumentami i rzeczywistością jest taka, że uzyskanie korzyści z wdrożenia DMS ma więcej wspólnego z automatyzacją procesów niż z przechowywaniem dokumentów i skanów w zorganizowanym repozytorium.

 

PaperLesS Express firmy SAFIRA jest aplikacją, która pozwala na przejście z papierowych na bezpapierowe i zarządzane procesy biznesowe w jednym kroku.


PaperLesS Express firmy SAFIRA jest dla organizacji klienta jak układ krwionośny: dokumenty są komórkami krwi transportowanymi przez procesy biznesowe do odpowiednich użytkowników we właściwym czasie, utrzymując kontrolę terminów i jakości. Bezpośrednie wartości to:

  • Widoczność i ścisła kontrola nad procesami i wszystkimi towarzyszącymi dokumentami, w tym również zarządzanie i utrzymanie wskaźników KPI i gwarancje jakości świadczonych usług,
  • Kontrolowany dostęp do wszystkich dokumentów, albo z instancji procesu albo z repozytorium dokumentów,
  • Skuteczne wdrażanie standardowych procedur biznesowych w całym przedsiębiorstwie, co skraca zarówno czas potrzebny na wykonanie zadania i potrzebę ponownego dopracowania, a efekt końcowy zwiększa wydajność dostępnych zasobów pozwalając na większe obłożenie pracą bez natychmiastowej konieczności zwiększenia liczby pracowników,
  • Elastyczność biznesowa: aplikacja pozwala na optymalizację procesów biznesowych, gdy tylko pojawia się potrzeba.

PLS Express został stworzony na bazie trzech zasad, które łączą w sobie najważniejsze cechy zarządzania dokumentami z najlepszych cech platform do zarządzania procesami biznesowymi.

Zasady są następujące:

  • Zacznij od źródła. Zerwanie z uzależnieniem od papieru to nie tylko blokowanie drukarek i wymuszanie stosowania skanowania. Wiele procesów back office bierze swój początek w biurze pocztowym z papierową reklamacją, fakturą, czy umową, która musi być podpisana. Dlatego też zależność papieru i dokumentu rozpoczyna się w pomieszczeniu pocztowym. Jeśli nie możesz zerwać z uzależnieniem od papieru u źródła, w biurze pocztowym, to znaczy, że przegrałeś wojnę, zanim nawet spróbowałeś swoich sił w pierwszej bitwie.
  • Spraw, aby drukowanie było bezużyteczne. Powodem, dla którego pracownicy drukują dokumenty elektroniczne, jest fakt, iż dokumenty są przechowywane w formacie, który jest łatwiejszy do czytania na papierze niż na ekranie komputera (PDF, skan, dokument Word). Treść dokumentu musi być dostosowana do ekranu, więc drukowanie staje się mniej przydatne niż przyśpieszenie procesu z wykorzystaniem informacji na ekranie komputera. Twoi pracownicy nie będą drukowali dokumentów, ponieważ łatwiej będzie im używać dostępnych ekranów do wyświetlania informacji i wykonywania pracy.
  • Skoncentruj się na procesach biznesowych, a nie na dokumentach. Większość dokumentów, które są generowane w firmie lub otrzymane z zewnątrz jest traktowana jako oddzielne przypadki, które muszą zostać przetworzone, co jest uproszczeniem. Przychodzący dokument może odnosić się do bieżącego rozpatrywania, pliku klienta, istniejącego zlecenia zakupu, lub jakiejkolwiek innej „sprawy w toku”. Dokument dostarcza informacji na temat procesu, ale nie przedstawia kwestii procesów bezpośrednio. Systemy zarządzania dokumentami zazwyczaj traktują dokument jako główną jednostkę biznesową. Jeśli traktujesz dokument jako informacje, które mogą być wykorzystane przez wiele procesów na różne sposoby, to możesz przejść od zarządzania dokumentami do zarządzania firmą.

PLS Express, pozwala na rozpoczęcie od zasadniczych elementów związanych z przejściem od papieru do zarządzania procesami biznesowymi opartego na przepływie pracy, bez konieczności inwestowania w wiele drogich platform, takich jak system zarządzania dokumentami (DMS) czy system zarządzania procesami biznesowymi (BPMS).

Aby osiągnąć swój cel, PLS Express wykorzystuje niektóre z najpotężniejszych na rynku technologii zarządzania dokumentami i zarządzania procesami: Alfresco i IBM Business Process Manager. Te dwie technologie połączone są w jednej aplikacji, która odnosi się do pierwszych problemów, jakie napotkasz podczas próby przejścia od procesów opartych na dokumentach do przepływów pracy, które umożliwiają sprawniejsze działanie firmy.  

Ponadto, korzystając z nowoczesnych komponentów zarządzania procesami biznesowymi, PLS Express, pozwala Twojej firmie na niewymagające wysiłku przejście do w pełni funkcjonalnej platformy Business Process Management, jak tylko będziesz gotowy.

© 2017 SAFIRA - Consultadoria em Informática, S.A., a Portuguese entity and a member firm of the KPMG network of independent
member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.